Multitasking - czy wielozadaniowość naprawdę oszczędza czas?

Przełączanie się między zadaniami, odpowiadanie na maile w trakcie spotkań czy łączenie pracy koncepcyjnej z bieżącą komunikacją to dla wielu codzienność. Wydaje się, że działając na kilku frontach jednocześnie, zyskujemy przewagę – szybciej realizujemy obowiązki i maksymalnie wykorzystujemy czas.

Ale czy na pewno? Badania nad wydajnością pracy pokazują, że nasz mózg nie jest przystosowany do równoczesnego wykonywania wielu zadań wymagających uwagi. Multitasking może prowadzić do spadku koncentracji, większej liczby błędów i paradoksalnie – wydłużenia czasu pracy. Czy zatem wielozadaniowość to rzeczywiście klucz do efektywności, czy raczej złudna strategia, która kosztuje nas więcej, niż się wydaje?

‍

Multitasking może przybierać różne formy, ale nie zawsze prowadzi do oszczędności czasu.

Multitasking, czyli jednoczesne wykonywanie kilku czynności, często kojarzy się z wysoką efektywnością. Wiele osób wierzy, że umiejętność działania na kilku frontach pozwala im szybciej realizować zadania i lepiej zarządzać czasem. Jednak naukowcy coraz częściej wskazują, że w rzeczywistości multitasking może prowadzić do większego zmęczenia, liczniejszych błędów i spadku koncentracji. W zależności od sposobu, w jaki przeplatamy zadania, można wyróżnić dwa główne rodzaje multitaskingu:

• Multitasking równoczesny – polega na wykonywaniu dwóch lub więcej czynności w tym samym czasie. Przykładem może być prowadzenie rozmowy telefonicznej podczas pisania e-maila czy słuchanie wykładu w trakcie sporządzania notatek. Ten typ wielozadaniowości może być skuteczny w przypadku prostych, zautomatyzowanych czynności, które nie wymagają pełnej koncentracji. Jeśli jedna z wykonywanych aktywności jest dobrze wyćwiczona i nie angażuje świadomego myślenia – jak chodzenie czy słuchanie muzyki w tle – multitasking równoczesny może nie wpływać negatywnie na efektywność. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy obie czynności wymagają skupienia, co może prowadzić do rozproszenia uwagi i obniżenia jakości wykonanej pracy.
• Multitasking przełączny – oznacza szybkie przerzucanie się między różnymi zadaniami, np. przerywanie pracy nad raportem, by odpisać na wiadomość e-mail, lub sprawdzanie powiadomień na telefonie podczas wykonywania analitycznych zadań. Choć może się wydawać, że dzięki temu realizujemy więcej obowiązków w krótszym czasie, w rzeczywistości każda zmiana kontekstu wiąże się z kosztem poznawczym – mózg potrzebuje dodatkowej energii i czasu, by ponownie skupić się na pierwotnym zadaniu. W efekcie zamiast zwiększać produktywność, częste przełączanie między zadaniami może prowadzić do wolniejszego tempa pracy, większej liczby błędów, trudności z głębokim skupieniem oraz narastającego zmęczenia i stresu.

Choć multitasking może sprawiać wrażenie skutecznego sposobu na zwiększenie wydajności, paradoksalnie częściej prowadzi do straty czasu, zamiast go oszczędzać. Warto więc zastanowić się, czy zamiast dzielić uwagę między kilka czynności jednocześnie, lepszym rozwiązaniem nie jest świadome zarządzanie zadaniami i skupienie na jednym działaniu w danym momencie.

‍

Multitasking wpływa na mózg w sposób, który może obniżać efektywność i zwiększać stres.

Wielozadaniowość wydaje się atrakcyjna, zwłaszcza w dynamicznym środowisku pracy, gdzie jednoczesne wykonywanie wielu zadań postrzegane jest jako oznaka wysokiej produktywności. Jednak z punktu widzenia neurobiologii nasz mózg nie jest przystosowany do efektywnego przetwarzania kilku wymagających uwagi zadań jednocześnie. W rzeczywistości multitasking powoduje szereg negatywnych konsekwencji, które mogą prowadzić do obniżenia jakości pracy, większego stresu i szybszego wyczerpania umysłowego:

• Spadek koncentracji – częste przełączanie uwagi prowadzi do tzw. efektu kosztu przełączania, czyli wydłużenia czasu potrzebnego na powrót do głębokiej koncentracji. Każde oderwanie się od zadania, nawet na kilka sekund, powoduje, że mózg potrzebuje dodatkowych minut, by ponownie osiągnąć stan pełnego skupienia. W rezultacie czas realizacji zadań się wydłuża.
• Większa liczba błędów – badania pokazują, że osoby wykonujące wiele zadań jednocześnie częściej popełniają błędy, szczególnie w zadaniach wymagających precyzji, logicznego myślenia i kreatywności. Dzieje się tak, ponieważ podzielona uwaga uniemożliwia dokładne analizowanie informacji i prowadzi do powierzchownego przetwarzania danych.
• Zmniejszona efektywność – multitasking wbrew pozorom nie pozwala na oszczędność czasu. Wręcz przeciwnie – badania wykazały, że częste przełączanie między zadaniami może obniżyć produktywność nawet o 40%. W efekcie zadania, które mogłyby zostać wykonane szybciej w trybie monotaskingu, zajmują więcej czasu i wymagają dodatkowych poprawek.
• Większe zmęczenie mózgu – multitasking obciąża korę przedczołową, która odpowiada za planowanie, podejmowanie decyzji i kontrolę poznawczą. Ciągłe przeskakiwanie między zadaniami prowadzi do wzmożonego wysiłku poznawczego, co może skutkować szybszym wyczerpaniem umysłowym, problemami z pamięcią i poczuciem przeciążenia informacyjnego.
• Zwiększony poziom stresu – multitasking wymaga ciągłej gotowości do zmiany kontekstu i szybkiego reagowania na bodźce. W konsekwencji organizm produkuje większe ilości kortyzolu – hormonu stresu – co może prowadzić do uczucia niepokoju, obniżonej odporności psychicznej oraz trudności z relaksem po pracy.

Choć wielozadaniowość może wydawać się skutecznym sposobem na radzenie sobie z natłokiem obowiązków, w rzeczywistości często działa na niekorzyść osób, które jej nadużywają. Mózg pracuje wydajniej, gdy może skupić się na jednym zadaniu naraz, co pozwala na lepsze przetwarzanie informacji, większą precyzję i mniejsze zmęczenie.

‍

Multitasking może być skuteczny tylko w określonych sytuacjach.

Mimo że multitasking w kontekście pracy umysłowej często przynosi więcej szkody niż pożytku, istnieją sytuacje, w których może być użyteczny i nie wpływać negatywnie na efektywność ani dobrostan psychiczny. Kluczem jest dobór zadań, które różnią się poziomem trudności lub angażują inne zasoby poznawcze. W praktyce multitasking może działać wtedy, gdy:

• Łączymy automatyczne czynności – np. słuchanie podcastu podczas biegania lub gotowania. W takich przypadkach jedna z aktywności jest zautomatyzowana i nie wymaga aktywnej uwagi, dzięki czemu nie dochodzi do przeciążenia poznawczego.
• Wykonujemy rutynowe, powtarzalne zadania – czynności, które nie angażują w dużym stopniu naszych zasobów umysłowych, mogą być łączone z innymi aktywnościami. Przykładem może być porządkowanie dokumentów podczas rozmowy telefonicznej lub sortowanie plików komputerowych podczas słuchania webinaru.
• Zarządzamy zadaniami o różnych wymaganiach poznawczych – multitasking może być mniej obciążający, jeśli jedno z zadań wymaga myślenia, a drugie ma charakter mechaniczny. Na przykład można odpisywać na proste wiadomości e-mail podczas oczekiwania na zakończenie skomplikowanego procesu analizy danych lub rozmawiać o sprawach towarzyskich podczas wykonywania manualnych, nieskomplikowanych czynności.

W takich przypadkach wielozadaniowość nie wpływa negatywnie na jakość pracy, ponieważ nie wymaga równoczesnego angażowania pełnej uwagi i zasobów poznawczych do więcej niż jednej złożonej czynności. Jednak nawet wtedy warto zachować ostrożność i regularnie monitorować, czy multitasking rzeczywiście przynosi korzyści, a nie prowadzi do nieświadomego obniżenia efektywności.

‍

Produktywność można zwiększyć bez multitaskingu, stosując skuteczne strategie zarządzania czasem.

Zamiast próbować robić wszystko naraz, warto skupić się na metodach, które realnie poprawiają efektywność i pozwalają na głęboką koncentrację. Skuteczna organizacja pracy nie tylko zwiększa produktywność, ale także pomaga uniknąć stresu związanego z nadmiernym przełączaniem się między zadaniami. W tym celu warto wdrożyć strategie takie jak:

• Technika Pomodoro – polega na skupieniu się na jednym zadaniu przez określony czas (np. 25 minut), po czym następuje krótka przerwa. Cykl ten powtarza się kilkukrotnie, a po kilku sesjach pracy następuje dłuższa przerwa. Dzięki tej metodzie łatwiej utrzymać koncentrację i uniknąć zmęczenia poznawczego.
• Priorytetyzacja – określanie najważniejszych zadań dnia i wykonywanie ich w pierwszej kolejności. Skupienie się na kluczowych obowiązkach zamiast rozpraszania się mniej istotnymi sprawami pozwala osiągnąć lepsze rezultaty przy mniejszym wysiłku.
• Eliminacja rozpraszaczy – wyłączanie powiadomień, ograniczanie dostępu do mediów społecznościowych i unikanie niepotrzebnych przerw w czasie pracy. Świadome zarządzanie otoczeniem pozwala utrzymać pełne skupienie na wykonywanym zadaniu.
• Grupowanie zadań – wykonywanie podobnych czynności w określonych blokach czasowych, np. odpowiadanie na e-maile o konkretnej porze, zamiast sprawdzania skrzynki co kilka minut. Taka strategia zmniejsza liczbę przełączeń między różnymi rodzajami zadań i pomaga w lepszym zarządzaniu energią umysłową.

Wdrożenie tych metod pozwala na efektywną pracę bez konieczności angażowania się w multitasking. Dzięki świadomemu podejściu do organizacji czasu można nie tylko zwiększyć produktywność, ale także poprawić jakość wykonywanych zadań i zmniejszyć poziom stresu.

‍

Podsumowanie

Choć multitasking może wydawać się atrakcyjny, w rzeczywistości często prowadzi do zmniejszenia efektywności i większego zmęczenia. Zamiast próbować robić wszystko naraz, warto skupić się na jednej czynności w danym momencie. Paradoksalnie, to właśnie koncentracja na jednym zadaniu pozwala osiągnąć lepsze wyniki w krótszym czasie.

‍

Czytaj także:

Elastyczny czas pracy w praktyce - jakie przynosi korzyści i jak skutecznie go wdrożyć

Diagram żółwia - skuteczne narzędzie do analizy procesów

KPI - czym są i jak je stosować