,
Trend związany z powszechną pracą zdalną powoli się odwraca. Coraz więcej firm decyduje się na pracę hybrydową, zwiększając wymiar godzin, które pracownicy powinni spędzać w biurach. Wraz z tą sytuacją firmy ponownie stają przed wyzwaniem dotyczącym organizacji przestrzeni biurowej w taki sposób, aby zachować optymalne koszty utrzymania biura, przy jednoczesnej możliwości efektywnego wykorzystania go przez pracowników. Jeden ze sposobów elastycznej organizacji pracy to hot desking. Na czym dokładnie polega i jak wdrożyć ten model pracy w firmie?
Co to jest hot desking?
Hot desking to model organizacji przestrzeni biurowej, w którym pracownicy nie mają przypisanych stałych miejsc pracy. Zamiast tego korzystają z dostępnych stanowisk na zasadzie „kto pierwszy, ten lepszy” lub rezerwują je z wyprzedzeniem za pomocą dedykowanego systemu.
Hot desking pozwala firmom na bardziej efektywne wykorzystanie przestrzeni biurowej, zmniejszenie kosztów związanych z utrzymaniem nieużywanych stanowisk pracy oraz w niektórych przypadkach może wpływać korzystnie na współpracę i integrację między różnymi zespołami, które pracują projektowo.
Ten model jest popularny w nowoczesnych biurach, zwłaszcza tam, gdzie pracownicy często pracują zdalnie, rotacyjnie lub w trybie hybrydowym. Według raportu Accenture 63% szybko rozwijających się firm stosuje model hybrydowy. Tendencję wzrostu popularności pracy hybrydowej obserwujemy również na polskim rynku. Coraz więcej firm odchodzi od całkowicie zdalnego trybu pracy na rzecz łączenia formy remote z wizytami w biurze. Mniejsze stałe obłożenie biura pracownikami sprawia, że łatwiej jest wprowadzić system rotacyjny, dostosowując przestrzeń do aktualnych potrzeb zespołu.
Zalety hot deskingu
Zwolennicy hot deskingu zwracają uwagę na szereg zalet wynikający z takiej formy organizowania przestrzeni pracy.
Optymalizacja przestrzeni biurowej
Wprowadzenie hot deskingu umożliwia lepsze wykorzystanie dostępnej powierzchni, co może prowadzić do redukcji kosztów związanych z wynajmem i utrzymaniem biura. Dzięki temu firmy mogą dostosować przestrzeń do rzeczywistych potrzeb pracowników.
Wsparcie dla pracy hybrydowej
Hot desk idealnie wpisuje się w model pracy hybrydowej, umożliwiając pracownikom łatwe znalezienie miejsca do pracy w biurze, gdy tego potrzebują. Elastyczność tego rozwiązania sprzyja lepszemu dostosowaniu się do zmieniających się harmonogramów zespołu.
Promowanie współpracy
Brak stałych miejsc pracy zachęca do większej interakcji między pracownikami z różnych zespołów. Szczególnie w kontekście pracy projektowej może prowadzić do lepszego przepływu informacji i generowania nowych pomysłów.
Wady hot deskingu
Nie obejdzie się jednak bez negatywnych stron takiego rozwiązania. Do najczęściej wskazywanych wad takiej organizacji przestrzeni w biurze można zaliczyć kilka rzeczy.
Brak personalizacji przestrzeni
Pracownicy mogą odczuwać dyskomfort związany z niemożnością personalizacji swojego miejsca pracy. Skutkiem takiego problemu może być obniżone poczucie komfortu, które przekłada się na niższą efektywność.
Trudności w lokalizacji współpracowników
W systemie hot deskingu znalezienie konkretnego współpracownika może być trudniejsze. Może to utrudniać szybkie konsultacje i współpracę.
Problemy z ergonomią
Codzienna zmiana miejsca pracy może uniemożliwiać dostosowanie stanowiska do indywidualnych potrzeb ergonomicznych pracownika, co może prowadzić do dyskomfortu lub problemów zdrowotnych.
Jak wdrożyć hot desking w biurze?
Wdrożenie “gorących biurek” w firmie wymaga starannego planowania i dostosowania przestrzeni biurowej do potrzeb pracowników. Najważniejszym krokiem jest wprowadzenie systemu rezerwacji miejsc, który pozwala pracownikom na łatwe i szybkie znalezienie wolnego stanowiska pracy. Ważne jest również zapewnienie odpowiedniej infrastruktury, takiej jak mobilne stacje robocze, szafki na rzeczy osobiste oraz strefy wspólne, które wspierają zarówno pracę indywidualną, jak i zespołową. W procesie wdrażania należy skupić się na komunikacji z pracownikami, aby wyjaśnić korzyści tego rozwiązania i rozwiać ewentualne obawy. Dodatkowo warto przeprowadzić szkolenia z zakresu ergonomii, aby zapewnić pracownikom komfort pracy na zmieniających się stanowiskach.
Czytaj także:
Zarządzaj skutecznie talentami dzięki matrycy kompetencji
Gaslighting w pracy. Czym jest, jak go rozpoznać i jak sobie z nim radzić?
Wypalenie zawodowe pracowników to coraz większe wyzwanie dla firm
Data aktualizacji:
2024-12-02
