,
Praca zdalna zyskała popularność podczas pandemii COVID-19, kiedy powtarzające się lockdowny wymagały dostosowania trybu pracy do utrudnionych okoliczności. Później stała się jednym z popularniejszych trybów wykonywania obowiązków służbowych, jednak nie była uregulowana w przepisach. Od 7 kwietnia 2023 r. praca zdalna została wpisana do polskiego Kodeksu pracy. W artykule przybliżymy najważniejsze aspekty nowych przepisów oraz wskażemy, o czym powinni pamiętać zarówno pracownicy, jak i działy HR.
Praca zdalna a Kodeks pracy
Podstawy prawne pracy zdalnej – podstawy prawne
Nowe przepisy regulujące pracę zdalną zostały wprowadzone do Kodeksu pracy w art. 67[18] – 67[33]. Praca zdalna definiowana jest jako świadczenie pracy poza stałym miejscem jej wykonywania, przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Rodzaje pracy zdalnej
Kodeks pracy przewiduje dwa rodzaje pracy zdalnej:
- Praca zdalna stała – wykonywana w pełnym wymiarze poza siedzibą firmy.
- Praca zdalna okazjonalna – maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym, którą może zainicjować pracownik.
Praca zdalna może być uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie trwania zatrudnienia, na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy. Ustalenie warunków powinno być zawarte w formie pisemnej lub elektronicznej.
Praca zdalna – obowiązki pracodawcy
Pracodawca, który wyrazi zgodę na pracę zdalną, ma określone obowiązki, do których zalicza się:
- zapewnienie narzędzi i materiałów niezbędnych do pracy,
- pokrycie kosztów związanych z eksploatacją sprzętu (np. energii elektrycznej, internetu),
- zapewnienie ochrony danych osobowych,
- przeprowadzenie szkoleń z zakresu BHP.
Prawa i obowiązki pracownika w kontekście pracy zdalnej
Pracownik świadczący pracę zdalną zobowiązany jest do:
- realizacji powierzonych zadań zgodnie z ustalonym harmonogramem,
- dbania o powierzone narzędzia pracy,
- przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.
Pracownik ma również prawo do równouprawnienia w zakresie wynagrodzenia i dostępu do szkoleń organizowanych przez pracodawcę.
Praca zdalna a BHP
Kodeks pracy wymaga, aby pracodawca zapewnił bezpieczne i higieniczne warunki pracy zdalnej. Obejmuje to nie tylko podstawowe wymogi, ale również szczegółowe działania mające na celu ochronę zdrowia i bezpieczeństwa pracownika w warunkach domowych.
Ocena ryzyka zawodowego
Pracodawca zobowiązany jest do przeprowadzenia oceny ryzyka zawodowego związanego z pracą zdalną. Powinno to uwzględniać specyfikę stanowiska pracy, np. możliwość wystąpienia urazów ergonomicznych, ryzyko przeciążenia wzroku czy zagrożenia wynikające z długotrwałego przebywania w jednej pozycji.
Ergonomia pracy podczas pracy zdalnej
Pracodawca powinien dostarczyć pracownikowi jasne instrukcje dotyczące ergonomii pracy. Obejmuje to rekomendacje dotyczące ustawienia stanowiska pracy, właściwej wysokości biurka i krzesła, a także organizacji przestrzeni tak, aby minimalizować ryzyko problemów zdrowotnych. Zaleca się również edukację pracowników w zakresie przerw w pracy, ćwiczeń relaksacyjnych oraz prawidłowego korzystania z monitorów i innych urządzeń.
Wyposażenie i środki ochrony
Jeżeli charakter pracy wymaga specjalistycznego sprzętu lub środków ochrony osobistej, pracodawca ma obowiązek je dostarczyć. Może to obejmować np. odpowiednie oświetlenie, klawiatury ergonomiczne, podnóżki czy uchwyty na monitory.
Weryfikacja warunków pracy
Kodeks pracy dopuszcza możliwość kontroli warunków pracy zdalnej, pod warunkiem, że odbywa się to z poszanowaniem prywatności pracownika. Pracodawca może np. zlecić wypełnienie przez pracownika ankiety dotyczącej warunków pracy lub przeprowadzić wirtualną ocenę stanowiska przy pomocy zdjęć lub wideorozmowy.
Wsparcie w przypadku problemów zdrowotnych
Pracodawca powinien również reagować na zgłaszane przez pracowników trudności związane z pracą zdalną, takie jak bóle pleców czy nadmierne zmęczenie wzroku. Może to obejmować skierowanie pracownika na konsultację medyczną lub doradztwo w zakresie poprawy warunków pracy.
Praca zdalna a kluczowe aspekty dla działów HR
Aby wdrożenie pracy zdalnej przebiegło sprawnie, firmy powinny opracować wewnętrzne regulaminy lub polityki, które jasno określają zasady pracy na odległość. Oprócz zasad rozliczania czasu pracy oraz procedur dotyczących zwrotu kosztów, warto uwzględnić w nich takie elementy jak:
- wytyczne dotyczące organizacji stanowiska pracy w domu,
- procedury dotyczące ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji,
- zasady dostępu do firmowych zasobów, takich jak systemy IT czy dokumentacja,
- wytyczne dotyczące raportowania wyników pracy i komunikacji między pracownikami a przełożonymi.
Regularna aktualizacja polityki pracy zdalnej w odpowiedzi na zmieniające się potrzeby firmy i przepisy prawne może pomóc w uniknięciu niejasności oraz potencjalnych sporów.
Monitorowanie pracy
Kodeks pracy pozwala na kontrolę wykonywania pracy zdalnej, jednak wymaga to szczególnej uwagi na przestrzeganie prawa do prywatności pracownika. W praktyce monitorowanie pracy może obejmować:
- korzystanie z systemów do rejestracji czasu pracy,
- sprawdzanie efektywności wykonywania zadań na podstawie raportów lub wyników pracy,
- okresowe rozmowy z pracownikami w celu omówienia postępów i ewentualnych trudności.
Pracodawca musi pamiętać, aby stosowane narzędzia monitorujące były proporcjonalne do celów i nie naruszały prywatności pracownika ani nie wprowadzały nadmiernej ingerencji w jego życie prywatne. Wskazane jest, aby każda forma monitorowania była uzgodniona z pracownikami i opisana w polityce pracy zdalnej.
Czytaj także:
Ile przerwy należy się za 8 godzin pracy? Praktyczny przewodnik dla pracowników i działów HR
Język inkluzywny ma znaczenie. Zbuduj nowoczesną kulturę organizacji
Najważniejsze kompetencje zawodowe 2025. Zyskaj przewagę na rynku pracy
Data aktualizacji:
2024-12-31
